Funkcjonalna i trwała szafka metalowa to wszechobecny mebel spotykany w prawie każdym biurze i w niektórych domach. W Stanach Zjednoczonych podstawowym standardem dla pionowych szafek na dokumenty jest Business and Institutional Furniture Manufacturer’s Association (BIFMA) Standard X5.3. BIFMA stosowała osobny standard X5.2 dla bocznych szafek na dokumenty, ale ten standard został wycofany. Normy te zawierają m.in. wymagania dotyczące stabilności, trwałości i wytrzymałości szaf.
Specyfikacje w zakresie użytkowania szaf metalowych aktowych
General Services Administration (GSA) utrzymuje również normy dla pionowych i poprzecznych szafek na akta, odpowiednio A-A-3186 i A-A-3187. Normy GSA definiują dwa gatunki szafek, średnio- i wysokowytrzymałe. Odnoszą się one do standardu Business and Institutional Furniture Manufacturer’s Association dla szaf o średniej obciążalności i zapewniają dodatkowe wymagania eksploatacyjne dla szaf o dużej obciążalności. General Services Administration jest również odpowiedzialna za utrzymanie standardów dotyczących szafek do przechowywania materiałów niejawnych i pojemników zabezpieczających. W Wielkiej Brytanii wymiary i niektóre aspekty użytkowania, konstrukcji i bezpieczeństwa są objęte normami BS 4438:1969 i BS EN 14073-2:2004. Normy bezpieczeństwa dotyczą w szczególności stabilności przy całkowicie otwartych szufladach. Mechanizmy blokujące, zapobiegające otwieraniu dwóch szuflad jednocześnie, nie są obowiązkowe, ale odpowiedzialność pracodawcy wynikająca z ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy czyni je celowymi. W innych krajach UE zharmonizowana norma EN 14073-2:2004 jest zatwierdzana przez odpowiednią agencję normalizacyjną, np. w Niemczech DIN. W Australii szafy na dokumenty, m.in. szafa metalowa aktowa, powinny być zgodne z AS 5079 zmodyfikowaną wersją ANSI BIFMA X5.2-1997. Firmy nieamerykańskie oferują szafki na dokumenty, które oprócz rozmiaru liter umożliwiają również stosowanie papieru A4. Podwójne szafki na teczki posiadają szuflady, z których każda może pomieścić po dwa regały na teczki obok siebie.
Wiele firm europejskich projektuje systemy teczek, które mieszczą tylko teczki wiszące, nie mające dna szuflad. W Stanach Zjednoczonych większość szuflad na akta nadal posiada dna, dzięki czemu można przechowywać w nich wszelkiego rodzaju materiały. Szafy na teczki w Wielkiej Brytanii różnią się nieco od amerykańskich szerokością szyn na teczki zawieszane. Według amerykańskich standardów są one węższe, natomiast brytyjskie rozmiary znane są jako A4, foolscap i A3.
